"Es wird Ihnen nicht gefallen ... Sie bekommen einen BigBrotherAward"
Wir freuen uns, wenn die von uns nominierten Preisträgerinnen oder Preisträger unserer Einladung auf die Bühne der Verleihungsgala folgen, um den Preis entgegen zu nehmen. Denn der Sinn unserer Veranstaltung ist nicht, mit dem Finger auf die Nominees zu zeigen, sondern wir laden mit den BigBrotherAwards zu einem Dialog ein. Dabei gehen wir nach einem klaren Schema vor:
Spätestens am Montag vor der Verleihung senden wir allen Nominierten per Fax eine Benachrichtigung, in der wir Ihnen ankündigen, dass sie Preisträger der diesjährigen BigBrotherAwards sind.
Damit der Brief in den "Chefetagen" nicht übersehen wird, senden wir dieses Schreiben als Kopie auch 1. an die für Pressearbeit zuständige Person oder Abteilung - und 2. an die Datenschutzbeauftragte oder -beauftragten des jeweiligen Unternehmens, Organisation, Behörde oder Ministerium - sofern wir die dafür Zuständigen ermitteln können. Wir bitten darin explizit darum, dass die Abteilung die Leitung des jeweiligen Hauses über die Relevanz der BigBrotherAwards informiert. Die Datenschutzabteilung sieht die Brisanz des Themas sicherlich besser, als die Leitung - die Presseabteilung kann am ehesten abschätzen, wie sich die Veröffentlichung in den Medien auswirkt.
Wenn ein Preisträger sein Kommen ankündigt, klären wir in einem Telefonat die Rahmenbedingungen ab. Natürlich soll sich unser Gast bei uns auch wohlfühlen, wenn sie oder er sich schon "in die Höhle der Löwen" traut. Wir wollen Kommunikation statt Konfrontation. Das braucht für den eigentlichen Auftritt auch klare Regeln: Das muss sich ja auch in den eng getakteten Ablaufplan der Veranstaltung einfügen. Die Regel ist, dass unser Moderator den Gast auf die Bühne bittet, ihm den Award übergibt und in einer Interviewsituation zu Wort kommen lässt.
Vor, während und nach der Veranstaltung hat der Gast natürlich auch Gelegenheit, mit den anwesenden Pressevertreterinnen und -vertretern zu sprechen. Diese kennen - anders als das Publikum - die Preisträger vorab (damit sie sich gut vorbereiten können) und werden von uns informiert, wenn sich eine Preisträgerin eingefunden hat.
So haben als erstes 2002 die Firma Microsoft und 2008 die Deutsche Telekom einen Preis entgegen genommen, hatten auf der Bühne die Gelegenheit zur Stellungnahme, haben Besserung gelobt und dafür vom Publikum freundlichen Applaus bekommen. Nach dem Motto: „Hart in der Sache, freundlich zu den Menschen“ – und das klappt gerade mit dem Bielefelder Publikum hervorragend. Leider klappt das nicht immer: Die letzten beiden Preisträger, die erschienen sind, haben sich leider nicht an die Absprachen, die wir vorab telefonisch für den Ablauf getroffen hatten, gehalten. Sie haben damit beide letzten Endes ihrer eigenen Sache keinen guten Dienst erwiesen - und sie haben beim Publikum ein ungutes Gefühl hinterlassen. Auch bei uns als Veranstalter blieb beide Male die Frage zurück, was wir besser machen können, damit sich unsere Gäste bei uns - trotz der Stresssituation - wohlfühlen können.
Wir haben daraus gelernt: Zukünftig werden wir die Vereinbarungen auch schriftlich abfassen - und wir werden die Regeln bei jeder Veranstaltung noch einmal von der Bühne vortragen, so dass alle Menschen im Saal wissen, wie die Prozedere mit den Preisträgern ist und wie die Absprachen über die Preisübergabe sind, die wir getroffen haben.
Wir freuen uns auf die nächsten mutigen und einsichtigen Preisträgerinnen und Preisträger, die ihren BigBrotherAward abholen. Denn Einsicht ist immer der beste Weg zur Verbesserung – und darum sollte es gehen – bei den BigBrotherAwards.
Foto: Digitalcourage, Peter Ehrentraut CC BY SA, bearbeitet von padeluun